Le changement d’un outil de gestion du système information est une grande décision que puisse prendre les dirigeants d’une entreprise. Ce projet nécessite d’avoir toute les informations nécessaires, de la procédure, les risques aux coûts. La mise en place d’un projet ERP au sein du système d’information d’une entreprise engendre inéluctablement un coût. Pour vous aider à identifier clairement le coût du processus, voici les différents éléments important à prendre en compte.

• Le coût du logiciel ou de la licence ERP

L’achat d’un progiciel ERP ou la souscription à une licence périodique ou perpétuelle est le premier poste de dépense d’une entreprise. Les licences gratuites ont l’avantage de limiter le coût du premier investissement, mais il faut dans ce cas disposer d’une ressource technique et informatique particulièrement avisée pour l’implémentation du progiciel, engendrant de fait un coût supplémentaire. Il est essentiel d’identifier le nombre d’utilisateurs finaux pour déterminer précisément le coût de la licence. Pour les licences payantes, l’achat du progiciel est assorti d’un accompagnement, en plus du progiciel qui est déjà optimisé.

• Le coût du matériel engendré par la migration vers un ERP

La migration d’un système d’information traditionnel vers une nouvelle architecture accueillant un progiciel ERP implique l’installation de nouveaux matériels. En fonction de la taille de l’entreprise, un serveur plus ou moins grand est nécessaire, impliquant selon la dimension la nécessité de l’installation d’une salle réfrigérée. Il faut prendre en compte lors du dimensionnement le serveur base de données et le serveur de fichiers où sera installée le logiciel et ses différents composants, associés ou en option. Pour un projet ERP multi-sites, le budget de l’hébergement en cloud est à calculer avec précision. La bande passante et l’espace de stockage sont des éléments-clés à considérer.

• Le coût du déploiement de l'ERP et de la migration des données.

En plus de l’achat de la licence, il faut également inclure le coût de l’implantation et de la migration des données dans le coût du projet ERP. La direction des systèmes d’information ou le responsable informatique doit en effet y consacrer de centaines d’heures à l’étude et à la réalisation du projet. Il faut également savoir que les données déjà existantes doivent être transplantées au sein du système ERP. Si l’entreprise ne dispose pas des ressources techniques nécessaires, l’appel à un consultant externe est nécessaire.

• La formation après le déploiement de l’ERP

Après le déploiement de l’ERP, il est primordial de former les collaborateurs à son utilisation. Le coût de la formation dépendra de l’ergonomie du progiciel installé et peut faire exploser le budget s’il est mal estimé.  Pour les projets en open source, cette formation est l’un des postes de dépense les plus importants, car aucun support n’est assuré par les auteurs du logiciel. Associée à la formation continue nécessaire tout au long de la vie de la société, le projet peut engendrer des surcoûts non maîtrisés.