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Comment choisir son ERP ?

11 juillet 2016

Chaque entreprise doit optimiser son système d’information afin de garantir la meilleure communication entre les différents services. L’ERP est un outil de gestion basé sur la technologie d’information. Il permet de gérer l’ensemble des processus de l’entreprise à savoir : la production, la distribution et la communication. De nombreuses questions se développent autour des ERP.  D’aucun sont septiques en ce qui concerne l’utilisation du progiciel ERP parce qu’ils ne savent pas comment s’y prendre pour fait le choix de l’ERP qui s’adapter à leurs besoins.

Dans le souci d’apporter une orientation aux questions qui jusqu’ici constituent un frein à la décision du choix de l’ERP, nous avons relevé les axes importants à prendre en compte.   Afin d’effectuer le meilleur choix de logiciel ERP en terme de performance, de coût et de compatibilité. Le projet ERP peut être piloté en interne par une équipe compétente et diversifiée, allouée pour implémenter la solution. Précision tout de même que l’idéal serait de confier le projet à un consultant qui proposera une liste de fournisseurs en fonction des équipements industriels, du système d’information, de la gestion des ressources humaines. Les entreprises passent parfois à côté de la solution la plus adaptée à leurs besoins ceci dû à une mauvaise analyse de l’environnement qui accueillera le progiciel. Dans un contexte économique de crise où l’efficacité est au centre des discussions, le choix d'un système ERP représente l'une des décisions les plus stratégiques pour les entreprises. Leurs dirigeants se trouvent face à une multitude de questions: Dois-je choisir un système pour ce que ma société est aujourd'hui ou pour ce qu'elle peut devenir dans cinq ou dix ans ? Dois-je opter pour un système complet, qui nécessite une implémentation de 12 à 18 mois, ou commencer plus modestement avec un nombre de fonctions limitées ? Comment trouver l'équilibre qui me garantira le meilleur retour sur investissement ? Ci-dessous nous déroulons quatre axes importants qui pourront servir de guide aux entreprises afin qu’elles puissent faire le choix de l’ERP le plus adapté pour leur environnement:

  1. Capitaliser sur l’existant pour identifier la solution la mieux adaptée

 La naissance des nouveaux besoins fait partir des signes annonciateurs de l’évolution d’une entreprise. Avant d'essayer de résoudre tous leurs problèmes au moyen d'un nouveau système, généralement destiné à remplacer l'existant, les entreprises devraient inverser leur processus de décision en réfléchissant d’abord à la manière d'améliorer leur système existant. Le principe que sous-tend cette approche est le suivant : à viser la meilleure solution en matière d'ERP, on passe parfois à côté de la solution la mieux adaptée au besoin présent. C’est du besoin qu’on cherche la solution et pas l’inverse. La valeur d'un système ERP réside dans son intégration au sein d'une entreprise et dans les données qu'il permet de rassembler. Dans un premier temps, une solution standard, bien intégrée et couvrant 80 à 85 % des besoins fonctionnels de l’entreprise est préférable. Ainsi, la phase d’implémentation s’en trouvera réduite, tant au niveau des coûts que de la durée. Une fois le système ERP correctement intégré, les effets seront immédiats : il rendra les processus plus fluides, améliorera la collaboration transversale, réduira les coûts d'exploitation et, surtout, aidera les dirigeants à comprendre ce dont l’entreprise aura réellement besoin pour franchir l'étape suivante.

  1. Repenser les processus lors de l’implémentation d’un nouveau système ERP

 Dans la phase d’implémentation d’un nouvel ERP, l'une des plus grosses erreurs généralement observées est d'essayer de reproduire les processus existants dans le nouveau système. En plus des ajustements importants que requiert le système, les performances peuvent en pâtir et les évolutions à venir seront d'autant plus difficiles à exploiter. L'implémentation d'un nouveau système ERP constitue une excellente occasion de repenser les processus. Au sein de l’entreprise, il faut essayer de définir, en toute honnêteté, ce qui la rend meilleure et plus compétitive que ses concurrents et de dégager deux ou peut-être trois processus qui la distinguent vraiment des autres. Ce choix ne doit constituer que  maximum 10%  des processus de l’application le reste des processus doivent être optimisés pour bénéficier un meilleur retour sur investissement.

  1. Prendre le temps de tirer pleinement parti de sa solution ERP

 Afin de profiter pleinement du système ERP, Il est préférable de choisir d’abord des solutions standard, s’adapter au principe fonctionnel et après une certaine période d'utilisation, prendre des décisions sur les investissements à effectuer pour démarquer son entreprise sur le marché, L'ERP n'est pas réservé aux spécialistes : ce n'est pas que pour les comptables ou les responsables de sites. Chacun, d'une façon ou d'une autre, doit utiliser le système, il faut s’assurer qu’il soit utilisé par le plus grand nombre possible. En effet, l’ERP sert d'outil de prise de décision et, en fonction des données recueillies, permet l’exécution des rapports, des analyses ou même des simulations. Ces opérations apportent une réelle valeur si la base de données offre une représentation exacte de l’entreprise. Pour cela, il faut s’assurer que chacun y contribue, les utilisateurs expérimentés comme les non-spécialistes. Le système peut même être ouvert à ceux qui se situent hors de l’entreprise, mais qui participent également à son activité. Par exemple, les clients, partenaires et fournisseurs peuvent enrichir l’ensemble des données, ce qui aidera les dirigeants à prendre des décisions plus éclairées.

  1. Considérer l’ERP comme un projet d’entreprise en impliquant l’ensemble des collaborateurs 

  L'intégration est la clé : il s'agit d'encourager des personnes occupant des fonctions différentes à travailler ensemble. La collaboration est une nouvelle dimension de l’efficacité. L'ERP aide à rationaliser la composante sociale de l’activité des entreprises. En effet, en collaborant de manière optimisée, plus spontanée et mieux organisée, non seulement l’entreprise gagnera en efficacité, elle pourra par la suite résoudre ses problèmes plus aisément, et contribuera aussi à promouvoir l'innovation. Pour résumer, mieux vaut ne pas voir trop grand et faire le choix de déployer une solution standard. En l'espace de quelques semaines, l’entreprise pourra progresser en tirant des leçons de l'expérience et en encourageant l'utilisation de l'ERP, en son sein et à l'extérieur. Enfin, les dirigeants pourront prendre des décisions avisées pour cibler les investissements supplémentaires qui rendront  l’entreprise plus compétitive. Faut mettre un pas après l’autre pour aller plus loin !

 

 

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