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Les différentes phases d’implémentation d’un ERP

27 juin 2016

Le Progiciel de gestion intégré en anglais Enterprise Ressource Planning, est une solution applicative composée de plusieurs modules partageant une seule et même base de données. Il permet l’automatisation et l’optimisation des processus métiers.

Les principales raisons acquérir un nouvel ERP par une entreprise :

  • L’obsolescence de l’ancienne application
  • Le renouvellement de l’outil existant
  • La modernisation du système d’information
  • L’abandon du logiciel maison
  • Le complément de l’outil existant
  • Le besoin d’uniformisation au niveau groupe

L’ERP apporte cohérence et harmonie aux processus métiers de l’entreprise, grâce à une meilleure circulation des informations, déterminantes dans la gestion de plusieurs sites distants. Une meilleure collecte et une gestion efficace des données entraînent de fait une hausse des performances de l’entreprise. La logique de mise en place d’une solution ERP au sein d’une entreprise se révèle être différente de celles des grandes entreprises, car elles n’ont pas forcément besoin d’une couverture fonctionnelle complète. D’autre part, elles sont aussi limitées par les compétences internes disponibles, les délais et les coûts. Le défi majeur des entreprises est donc de trouver un outil standard abordable et facilement adaptable à leurs besoins ‘métiers’.
Un projet ERP est une démarche de développement stratégique au sein d’une entreprise qui implique différentes phases pour sa préparation et sa réalisation. Voici les différentes étapes à suivre pour garantir la réussite du projet.

Réaliser un audit de l'organisation de l'entreprise

L’évaluation des besoins de l’entreprise en système d’information est primordiale pour déterminer si l’investissement dans l’implantation d’un ERP est nécessaire. Pour cela, il faut analyser le flux d’informations au sein de l’entreprise, les pratiques comptables et commerciales ainsi que les méthodes de gestion des stocks, des ventes. À la suite de cela, il faut se poser la question de l’utilité d’un ERP et déterminer les différents objectifs à atteindre.

Mettre en place une équipe en charge du projet

Lorsqu’il est avéré que l’implantation d’un progiciel ERP dans le système d’information constituera un levier de développement de l’entreprise, il faut mettre en place une équipe en charge de l’étude et de la réalisation du projet. Si le chef de projet est dans la majorité des cas issu du département technique et informatique, d’autres ressources issues d’autres départements sont nécessaires pour garantir la bonne intégration des différents besoins.

Evaluer les besoins et mettre en place un cahier de charge technique et fonctionnel

Lorsque l’équipe est sur pied, il faut évaluer avec précision la configuration actuelle du système d’information et les besoins de l’entreprise à travers le nouveau logiciel ERP. C’est à partir des différents besoins identifiés que les différents modules du progiciel seront sélectionnés. Le cahier de charge technique et fonctionnel regroupera toutes les données nécessaires tout au long du projet. La direction de l’entreprise, animée d’une vision à long terme, doit s’impliquer dans l’évaluation des besoins, afin que le projet ERP fasse partie intégrante de la politique de croissance.

Le choix du logiciel

Après avoir déterminé avec précision les besoins de l’entreprise, il est temps de choisir le progiciel ERP adéquat. Dans le cas d’une orientation vers une solution open source, il faut assurer une programmation technique complexe pour faire correspondre les besoins de l’entreprise aux modules de l’ERP choisi. Les licences propriétaires ont l’immense avantage d’être entièrement personnalisable tout en disposant d’une interface ergonomique.  De plus, une équipe technique disposera de l’assistance de l’équipe technico-commerciale.

Le déploiement et la migration des données

Le déploiement consiste en l’intégration de l’ERP dans le système d’information. Le choix est large entre une installation en local, l’hébergement dans un serveur distant dédié ou l’installation en système cloud mutualisé. Après l’installation, il faut procéder à la migration des différentes données dans la base unique de l’ERP. Il est primordial de faire une sauvegarde avant le basculement.

La phase de test et de paramétrage

La phase de test et de paramétrage est critique dans la mesure où elle conditionne le bon fonctionnement de l’ERP tout au long de la vie de l’entreprise. A ce moment, il est toujours possible d’ajouter ou de personnaliser les modules en fonction des différents besoins identifiés tout au long du processus de préparation et d’installation.

La formation des utilisateurs

La phase de formation est une étape indispensable qui sera plus ou moins longue en fonction de la complexité de l’interface de l’ERP. Une formation optimale garantit une utilisation au quotidien qui tire profit de toutes les potentialités de l’ERP.

 

 

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