En anglais « Enterprise Resource Planning », traduit dans le jargon français on obtient « Planification des ressources en entreprise ». C'est un Progiciel de Gestion Intégré (P.G.I), intégrant plusieurs composantes fonctionnelles de l'entreprise dans une base de données commune. De manière simple  un ERP est un logiciel permettant de gérer l'ensemble des processus opérationnels d'une entreprise, telles que les ressources humaines, les comptes clients, la gestion comptable et financière, dans un même programme. Cet outil permet également de prendre de meilleures décisions de gestion et d’administration à la vente, à la distribution et à l’approvisionnement. Sans oublier  les nouveaux besoins comme le commerce électronique (les achats en ligne).

L'ERP est avant tout un concept. A l'origine, deux voies ont conduit en parallèle à son émergence. L'une vient de la finance, l'autre de l'industrie. L’initiative nait d'un manque  d'intégration des divers logiciels qu'utilisaient les entreprises dans les années 80, qui a mis en évidence la nécessité d'une base de données unique et partagée entre différentes applications au sein de l'entreprise. Dans les années 70, l'informatique a servi à automatiser des procédures. Chaque service avait ainsi son propre Système d'information. Les applications étaient développées indépendamment les unes des autres. Ce qui au final s’avérera problématique pour les entreprises. Ainsi les données sont saisies à plusieurs reprises dans des systèmes d’informations distincts, les conséquences étant les  suivantes :

• Erreurs de saisie ;
• Redondance des données, stockages multiples des mêmes données ;
• Données incohérentes entre les systèmes ;
• Données manquantes ;
• Données non à jour.

Pour pallier à ces problèmes les responsables du Système d’Information ont fait développer des interfaces informatiques spécifiques pour faire communiquer les différents systèmes internes entre eux. Mais malgré certains problèmes résolus de nouveaux autres problèmes ont apparu :

• les mises à jour  délicates à fournir car elles impactent tous les systèmes interfacés.
• Les coûts et délais de développements répétés à chaque changement d’un des systèmes
• Les dysfonctionnements des interfaces sont fréquents et nécessitent des corrections manuelles.

Raison pour laquelle dans les années 80 l'ERP s’impose et devient un standard dans les entreprises résolvant ainsi les problèmes que rencontraient les entreprises. Elle adopte ainsi une solution uniformisée pour tous les services ainsi que la centralisation des données dans une base unique. Ce qui permet une saisie unique et une meilleure cohérence des données. La redondance de données entre les différents systèmes d’information est ainsi supprimée. L’environnement de travail est standardisé à tous les niveaux de l’entreprise. Les processus métiers ainsi que la coordination des services sont améliorées. Cela améliore la visibilité de l’ensemble des services comme par exemple une meilleure gestion des stocks ou une harmonisation de la gestion des ressources humaines, notamment pour les entreprises "multi entités", parfois géographiquement dispersées.

Les ERP sont créés pour être modulaire et flexible afin de répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise et à ses besoins futurs. Dans les années 90 une technologie va révolutionner le monde de l’entreprise, il s’agit  d’Internet. On parle même d’e-business pour désigner les besoins liés à cette nouvelle technologie.

Les Enterprise Resource Planning  sont disponibles sur le marché sous deux types de licences, à savoir les ERP libres et les ERP propriétaires. Un ERP propriétaire est un progiciel créé par une société spécialisée dans la conception et la mise en place de logiciels et de systèmes informatiques cette société est garante de son produit et assure le support, la mise à jour ainsi que la documentation de ce dernier. Alors qu’un ERP libre est un progiciel qui ne nécessite pas l’acquisition une licence ce qui m’implique aucun engagement entre l’entreprise qui l’utilise et la communauté ayant développé le produit. Une solution ERP est à la portée de tous types d’entreprises, petites, moyennes et grandes désirant centraliser sa gestion et améliorer sa performance. Dans la variété de gamme de progiciel ERP disponible sur le marché, la question qu’on se pose est celle de savoir : Comment faire le choix d’un ERP et pourquoi ?  À lire dans nos prochains sujets.